Tips Membuat Event Besar

Kekompakan dan birokrasi yang jelas adalah kunci dari suksesnya sebuah acara. Tanpa adanya dua hal ini, tentunya akan lebih sulit untuk mengadakan sebuah acara. Acara yang bagus, didasari oleh konsep yang bagus pula. Menentukan konsep yang bagus harus didasari oleh dua hal tadi. Tentunya, tak akan mudah untuk mewujudkan dua hal tersebut. Akan ada banyak masalah yang kita hadapi nanti menjelang atau ketika berjalannya proses acara. Namun, langkah  apa yang harus kita lakukan? Sebelum kita bahas lebih lanjut. Mari kita simak dulu cerita ini.

Acaranya besar, tapi…..

 

Aku adalah siswa SMA kelas XI yang ingin menyelenggarakan acara. Acara kali ini akan kita buat besar-besaran. Aku dan teman-temanku ingin membuat acara dengan konsep Festival, dan mengundang semua sekolah yang ada di kabupaten. Aku akan membuat acara ini menjadi sebesar mungkin, akan kubuat momen ini tersimpan dalam memory mereka bahwa acara ini adalah acara yang terhebat yang pernah mereka alami. Lalu kami akan menyiapkan anggaran yang sangat besar, untuk acara yang besar pula tentunya.

Festival yang kami buat bertemakan seni, di dalam Festival ini akan kami isi dengan berbagai macam lomba seni. Mulai dari melukis, drama, seni tarian tradisional, seni puisi, seni grup vokal, kaligrafi islam, pidato dan banyak lagi. Kami juga akan mengundang Tim vokal Nasyid untuk memeriahkan acara kami. Lalu, akan kami rancang susunan acara semeriah mungkin agar acara ini dikenang sebagai acara istimewa dan sekali lagi, sebagai acara paling baik tentunya.

Jauh-jauh hari kami sudah menyiapkan ini. Seperti persiapan tempat, tenda, konsumsi, dan lainnya. Proposal pun sudah kami sebar ke berbagai donatur dari pengusaha kelas menengah, hingga pengusaha tingkat atas. Kami pun sudah mem-booking Tim Nasyid yang akan kami undang nanti. Sekarang sudah sampai setengah perjalanan,. Untuk dekorasi, rundown acara, semuanya sudah kami persiapkan secara matang. Hingga sampai saat itu tiba, yaitu hari dimana acara ini akan berlangsung.

Acara akan dimulai besok lusa, semua perlengkapan sudah siap. Panggung, dekorasi semua sudah kamu siapkan. Kami tinggal menunggu hari H saja. Namun, ada satu lagi yang belum kami lakukan. Yaitu, technical meeting. Rencananya akan kami adakan hari ini. Jadi dua hari sebelum acara kami mengadakan technical meeting.

Ada satu perwakilan sekolah yang datang satu jam sebelum waktu technical meeting dimulai ! luar biasa, ini adalah awal yang bagus. Sepertinya acara ini akan menarik. Belum dimulai saja sudah ada sekolah yang semngat seperti ini. Kami hanya harus menunggu beberapa lama lagi. Namun, apa yang terjadi? Tak ada satupun perwakilan sekolah yang datang setelah yang pertama tadi. Hening, ya hanya satu sekolah ! sungguh ini adalah sayatan pukulan yang keras bagi kami. Usut punya usut ternyata panitia hanya menyebarkan 20 undangan ke seluruh sekolah di kabupaten. Ini sangat mengecewakan, kenapa hanya 20? Kenapa tidak seratus? Ini dikarenakan kita terlalu fokus terhadap besarnya acara tidak memperhatikan siapa yang akan datang nanti. Akhirnya acara kami batalkan, semua yang telah kami siapkan batal. Acara yang kami impi-impikan itu sirna. Karena kelalai-an semata.

Tips membuat acara yang besar.

 

Sudah lihat kan cerita anak SMA tadi? Acara yang mereka impi-impikan sirna karena kelalai-an semata. Untuk itu kami akan mencoba memberikan tips kepada anda mengenai cara membuat acara yang besar.

  1. Membuat konsep

thumbs.dreamstime.com

Ini adalah hal yang paling dasar dalam membuat acara. Acaramu tergantung bagaimana konsep yang kamu buat. Singkatnya, konsep adalah gambaran acara yang ingin kamu buat nanti. Lakukanlah Brainstorming ide bersama anggota-anggota panitia yang lainnya. Catat semua pendapat mereka dan janganada yang terlewat

  1. Lebihkan anggaran

tharunka.arc.unsw.edu.au

tharunka.arc.unsw.edu.au

Jangan membuat anggaran yang pas-pasan. Dari anggaran yang kita cantumkan, belum tentu kita akan mendapatkan dana sepenuhnya persis seperti yang ditulis. Maka, hal ini akan mengantisipasi hal tersebut. Ini juga akan menggerakan donatur untuk memberi lebih kepada kita. Makin besar anggarannya, maka makin bagus pula hasil yang akan kita dapatkan.

  1. Buat Rundown acara

Buatlah rundown acara anda dari jauh-jauh hari sebelum acara anda dimulai. Jangan sepelekan hal ini. Dengan adanya rundown ini, panitia akan memahami betul alur jalannya acara. Jangan sampai anda membuat rundown ini mendekati hari H. Karena ini akan membuat acar anda jadi berantakan.

  1. Buat timeline acara

Pantaulah sudah sejauh mana persiapan acara anda dan catatlah apa yang anda siapkan. Buatlah deadline dari setiap bagian panitia yang memiliki tugas. Hal ini mengantisipasi agar tidak terjadinya miss comunication antara satu panitia dengan panitia lainnya.

  1. Rencanakan Plan B

goldfarbluu.com

goldfarbluu.com

Rencanakan juga planing kedua. Anda tidak mau kan? Acara anda batal hanya karena tempat atau salah satu dari komponen acara tersebut bermasalah. Untuk itu buatlah plan b untuk mengantisipasi hal tersebut.

 

Itulah 5 hal yang harus kalian catat dalam membuat acara. Semoga bermanfaat 🙂

Leave a Reply